归档文件材料修整完毕,需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订,以防文件丢失,便于归档后保管和利用.
1,装订前,对破损的文件进行修复以延长其寿命.修复主要针对一些有孔洞,残缺或折叠处已被磨损的文件,进行修补和托裱.
2,复制字迹模糊或易退变的文件.目前,一般采用复印的方式进行复制.比如传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档.复印时,墨粉浓度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印.
3,对某些特殊超大的纸张(报表,基建图纸等)需要加以折叠,折叠的操作要求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件,图表字迹之外.取齐右边和下沿.此外,文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用.凡8K纸张的统计报表,新生录取审批表等,可以不折叠,装订后直接装盒.
4,去除易锈蚀的金属物.如订书钉,曲别针等.但对于15年以内的短期文件可以不拆钉.
5,装订时,正本在前,定稿在后,来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后,再将"件"内各页按一定的方式对齐,便于日后翻阅利用.一般来说,采用左上角装订的,应将左,上侧对齐;采用左侧装订的,应将左,下侧对齐;采用线装的,对齐右边和下沿.
为了尽量降低成本,简便装订方式,全省推荐使用精制塑料螺钉装订.红色装订永久保存的档案,黄色装订长期保存的档案,绿色装订短期保存的档案.从材质的安全和经济角度考虑,对较厚的文档可采用线装法(三孔一线).另外,5页以内的文件可采用胶水粘贴.
